Automatische Dokumentenklassifizierung

Künstliche Intelligenz schafft hier Abhilfe und ermöglicht eine wesentliche Effizienzsteigerung durch die automatische Dokumentenklassifizierung. KI-Anwendungen können etwa eingehende Rechnungsdokumente interpretieren, einer Überprüfung unterziehen und diese automatisch in das Rechnungswesensystem eingleisen. Gleichermaßen können Vertragsdokumente textbasiert analysiert, kategorisiert und zur weiteren Bearbeitung vorbereitet werden.

Der Nutzen ist klar: Die Verwaltungskosten werden reduziert und die Sachbearbeiter können sich anderen Aufgaben widmen, die einer eingängigeren Behandlung bedürfen und mehr Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Die automatische Dokumentenklassifizierung ist ein nützlicher KI-Anwendungsfall für alle Unternehmensverwaltungen und besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ein nützliches Werkzeug um handlungsfähig zu bleiben.

Die automatische Dokumentenklassifizierung wird entweder mithilfe von sprachverarbeitenden KI-Algorithmen bei offenen Textdokumenten (Emails, pdf-Dokumenten etc.) durchgeführt. Oder es werden bilderkennende KI-Algorithmen für Bilddateien oder pdf-Dokumente angewendet, deren Text nicht automatisch extrahiert werden kann. Wie alle KI-Programme müssen auch diese Algorithmen das Erkennen und Klassifizieren der Dokumente trainieren. Das erfolgt auf Basis möglichst vielfältiger entsprechender Dokumente, die Sie in der Vergangenheit erhalten haben, in ihrer tatsächlichen Dokumentqualitäten. Der trainierte Algorithmus sortiert dann mithilfe dieser Vorerfahrungen neu eintreffende Dokumente, extrahiert Informationen daraus und trägt diese in Datenbanken oder andere IT-Tools ein.

Theoretisch ist eine Dokumentenklassifikation z.B. für Eingangsrechnungen auch ohne KI möglich. In der Praxis sind die eingehenden Dokumente aus unterschiedlichen Quellen jedoch sehr unterschiedlich in ihrem Inhalt, ihrem Format und der Dokumentenqualität. Dieser Variabilität ist nur mit einem selbstlernenden KI-Algorithmus beizukommen.